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物流发展有限公司商务业务流程

物流发展有限公司商务业务流程

  • 分类:港口新闻
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  • 发布时间:2020-12-02
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物流发展有限公司商务业务流程

【概要描述】在接到船东申报委托时将船舶申报信息准确录入集团生产系统网、国轮抵港报和海事综合服务平台。

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一、内贸船舶代理业务流程

(一)预报、抵锚、靠泊至离泊全程跟踪服务

1、预报

(1)在接到船东申报委托时将船舶申报信息准确录入集团生产系统网、国轮抵港报和海事综合服务平台。

(2)及时与船东(或船方)取得联系,确认船舶预计抵达锦州锚地时间,航行中途有无停止航行进行作业的事项,有无需要提供服务的事项。

(3)关注船舶的装卸船清单,及时向船东和船舶通报装卸船清单办理情况。

(4)及时向船东及船方通报指泊计划锚地船舶排序及在港泊位和船舶情况。

(5)收集整理好配载图、实载图、谷物证书、绑扎计划等作业相关资料。

(6)需要引航员协助进港的船舶提前与引航站沟通引航计划,落实登轮地点、登轮时间、拖轮数量、靠泊注意事项等各项细节,确保船舶安全靠离码头。

2、抵锚

(1)船舶抵锚后,告知船东及船方该船的装卸船清单办理情况,有无靠离计划;若无靠离泊计划则告知船东预计等待的时间长度,前面船舶的载货量及排序情况,预计靠泊泊位等。

(2)与船方保持畅通,提醒船舶做好进港电子申报,压载水排放申报,能耗申报等相关报告事项。

(3)落实船舶是否在锦州港口更换船员,如有人员更换,提前与船方落实相关手续。

(4)及时掌握海事相关法律法规及海事局下发的各种专项检查活动的通知公告,针对不同船型、船龄、载重吨装卸货种及船舶来、往港流向,提醒船方做好相应的准备工作。

(5)如遇因天气或军演原因导致港口封港,需告知船方封港时间及原因,提醒船方保持值班、值守工作,注意船舶航行和抛锚安全。开航后,第一时间通知船方申请靠港。

3、靠泊

(1)船舶靠泊前及时办理船舶作业申报手续,严禁耽搁船舶作业。

(2)落实船舶是否需要办理海事专项安全检查,避免耽误船舶正常离港。

(3)及时为船舶办理海事签证手续,提醒船方及时按要求进行船舶出港电子报告。

(4)落实船方的各项需求,有无邮件上下,有无家属接送,有无物料上船。(5)外勤业务员严格按公司要求做好24小时值班值守工作,船方如果有事情向我们求助,我们要第一时间上船办理。

(6)船舶在靠泊码头过程中,如意外碰撞损坏码头设备、设施,值班人员要第一时间到达码头现场,及时与船舶、码头、港调和海事部门对接,协助船方协调定损及理赔事宜,在不影响船期的前提下最大程度地保障船东的正当权益及利益,让船东满意。

(7)及时告知船方有关锦州港的作业要求、预计作业进度、预计在港停时等相关信息,使船舶有备无患,避免船舶造成非生产性停时。

4、离港

(1)对于预计离港的船舶,提前整理好相关手续是否办妥,严禁因工作疏忽延误船舶正常开航。

(2)货物交接清单或油化计量单数据出具后,及时带领船方到相应的作业公司办理交接手续。

(3)需要陆地交接的船舶,提前与海事及相应作业公司办理好陆地交接手续,确保船舶完货即可正常开航。

(4)需要引航员协助离港的船舶,提前与引航站沟通引航计划,落实登轮地点、登轮时间、拖轮数量、离泊注意事项等各项细节,确保船舶航行安全。

(5)如遇因天气或军演原因导致港口封港,要及时告知船方封港时间和原因,提醒船方保持值班、值守工作。如果开航,第一时间通知船方申请离港。

(二)全方位全天候24小时服务

1、线上

(1)通过电邮、微信等,传递申报资料、船舶证书、作业手续、开票资料、代理协议、费用预算、汇款底单、运单清单、事实记录等各相关材料。

(2)通过电邮、微信等,建立与船东、船方畅通的沟通渠道,全天24小时为船东及船方答疑解惑,及时传递信息核对信息,通过电邮、微信等通讯工具,为船东做好服务。

(3)与船舶和船公司建立了几十个微信服务群,业务员全部进群,每天回答船方提出的各种咨询,受理各项业务委托,及时解决船方提出的各种问题和需求,做到秒回复,快解决,有问必答,有求必应。

2、线下

(1)船舶在航行途中往往没有4G信号,将靠泊信息、泊位情况、锦州辖区的航行注意事项、引航计划等内容通过电话短信和高频通知船方,保障船舶航行安全及靠离码头畅通。

(2)不定期拜访客户,与客户进行互动,加强沟通交流,增强客户黏性。

(3)节日期间,对在港船舶进行走访慰问,让客户感受到“家”的温暖。

(4)建立详实的客户档案信息,了解客户诉求,以客户诉求为切入点,制订个性化服务措施。客户档案随时进行更新完善,通过提升服务质量来提高客户的满意度与忠诚度,不断扩大市场份额。

二、进口货物报关报检工作流程

(一)保税原油报关报检业务流程

1、接到货主的船舶来港信息后,根据货主提供的《公式定价备案表》,提前10个工作日进行海关公式定价备案(企业盖红章的合同中英文版复印件、公式定价备案表、重量计算说明),并通知输油公司办理办理保税库入库备案手续(给输油公司提供企业盖红章的合同中文版复印件、发票、提单、三证等复印件)。

2、船舶抵港前48小时内进行港口海事局《散装易流态危险品货物运输》申报,并确认海事局审批完毕。

3、海关报备。船舶抵港前3个工作日与海关监管一科联系,通知船舶抵港日期,并确定海关各科室具体业务联系人,以便卸船前重量计量、品质检测等业务的开展。

4、船舶抵港前48小时内进行保税库入库报关。根据货主提供报关单据,通过单一窗口进行网上入库申报。网上申报完毕后及时确认该票货物是否处于结关状态,如该票货物转入人工审核并处于未结关状态,及时联系通关科协助处理。如果该票货物被海关系统布控,还需找查验科现场取样并处理放行。

5、船舶抵锚后,在船代海事局船舶抵港报录入的前提下,到海关物流科开具《进出口货物装卸船通知单》,将《进出口货物装卸船通知单》原件送至港口调度室(或传真给当班调度)。

6、船舶靠泊、船代通知可以上船作业后,联系海关监管一科相关业务人员和CCIC相关工作人员上船检验,检验完毕后通知港调可以卸船作业。

7、及时跟踪卸船情况,掌握卸船动态。

8、卸船完毕后,通知并确认船代录入水运原始舱单和船舶离境确报后,将做好的《理货报告》传真给输油公司调度室,由调度室工作人员负责录入,并确认理货是否正常,理货正常后方可报关。同时将CIQ出具的《重量检验结果单》原件交给西门海关物流科。

9、入库申报完毕后,等待货主出库通知。并将入库报关单据和报关单存档封存。

10、在接到货主一般贸易报关指令后,进行海关进口货物一般贸易申报。按照海关现行要求,在单一窗口上进行进口货物一般贸易关检融合申报,同时沟通海关对该票报关货物进行放行。并进行海关现场审单,审单完毕后,海关出具进口货物增值税缴款书和保证金收据。

11、将增值税、保证金付款明细盖章传真给货主,方便货主安排上述款项。

12、在货物海关增值税和保证金到账后,办理放货手续。到西门海关查验科开具《进口货物放行通知单》并交由相关部门业务员,并将该业务员签字的复印件存档。如果货物被布控,需联系海关查验科对进口货物进行现场查验。

13、货物通关放行后,及时联系商检局出具重量、品质证及缴费通知书,如货主自行委托商检公司(CCIC),联系商检公司(CCIC)出具缴费通知单一并转给货主,货主付款后收集相关发票邮寄给货主。

14、货主提供最终发票改单结关。         

(二)其他进口法检货物报关报检流程

1、接到货主的船舶来港信息后,核对货主提供的报关报检单据,涉及海关公式定价的货物,提前做好海关公式定价备案(单据:中英文合同复印件盖章版、公式定价备案表)。

2、根据货主提供报关单据,在船舶靠港前48小时内,通过单一窗口进行网上关检融合申报。海关综合业务科在接到申报后网上受理审单,审单完毕后将检验指令下达到各作业科室(海关监管一科或者海关监管二科)。

3、海关综合业务科审单完毕后出具增值税缴款书和保证金收据。

4、船舶靠泊后,在船代海事局船舶抵港报录入的前提下,到海关物流科开具《进出口货物装卸船通知单》,将《进出口货物装卸船通知单》原件送至港口调度室。

5、船舶靠港后,第一时间联系海关各作业科室相关人员对进口货物的质量和重量进行检验。检验完毕后通知港调进行卸船作业。

6、及时跟踪卸船情况,掌握卸船进度。

7、卸船完毕后,通知并确认船代录入水运原始舱单和船舶离境确报后,将做好的《理货报告》传真给作业公司调度室,由调度室工作人员负责录入,并确认理货是否正常。

8、货主支付海关增值税和海关保证金,支付完毕后办理海关放行手续。如货物被布控,需联系和配合海关查验科对货物进行现场查验或取样送检,待查验完毕后方可开具《进出口货物海关货物放行单》。

9、将《海关货物放行单》交给相关业务人员,并将业务员签字的《进出口货物海关放行单》复印件及报关单据进行归档封存和妥善保管。

10、货主提供最终发票的结关资料对改票货物进行结关申报。

(三)出口货物业务流程

1、接到货主装船计划后,核对货主提供的报关报检单据。在船舶抵港前3天出具提单草样,交给船代。船代将提单草样的相关信息录入《海关新舱单管理系统》(预配舱单),同时船代负责将提单草样发给船东并等待船东确认。

2、确认船代预配舱单录入正常后,由货代出具《货物运抵报告》给件杂货作业公司结算科,结算科相关人员录入运抵报告后,提供给货代5份货物垛位图和《出口货物运抵监管场所报告》(一式两份),货代拿到海关物流科确认录入的运抵报告是否正常并找科长签字,签字后的《出口货物运抵监管场所报告》和货物垛位图海关物流科留存一份,剩余1份《出口货物运抵监管场所报告》和4份货物垛位图由货代保管。

3、在船代预配舱单及件杂货作业公司运抵报告录入正常的前提下,根据货主提供的相关单据进行网上报关。

4、网上报关完毕并经海关报关系统审核放行后,打印出《货物报关单》、《海关货物自动放行通知单》,连同货代出具的装货单(下货纸)、收货单(大幅收据)、留底联、手里剩余的4份货物垛位图及《出口货物运抵监管场所报告》去海关查验科找科长签字,并将上述所有单据每张都加盖海关货物放行章。盖章的一份货物垛位图、《出口货物运抵监管场所报告》及大副收据的留底联由海关查验科留存,其余3份盖章的货物垛位图交给件杂货作业公司结算科和调度室各一份,最后一份及大副收据的装货单、收货单由货代留存。

5、上述手续办理完毕,将盖有海关货物放行章的大幅收据装货单传真给港口调度室3586201,核实确认调度室收到后,货物出口报关手续完毕,等待港调安排船舶靠泊计划。

6、将大幅收据的装货单、收货单返给船代,装船完毕后由船代拿给船方大幅签收,签字的装货单船方留存,收货单由船代留存(货代留存复印件或扫描件即可),船长或船代(委托人授权)根据签字的大副收据及确认的提单草样格式及信息签发提单。

7、装船完毕后,与船代确认装载舱单、离境确报录入后,货代出具理货报告给杂码公司调度室(散杂货)或者外理公司调度室(件货),由相关人员录入理货报告并确认理货报告是否正常,同时将外理出具的理货证明送至海关物流科存档。

三、外贸船舶代理业务流程

1、船舶抵港前的准备工作

(1)船舶抵港前要明确委托关系,了解来港船舶性质、来港任务、租约及有关货物买卖合同条款、运输契约等,向有关口岸检查单位办理船舶进出港、检验、检疫等申报手续。

(2)确定委托关系后,将船舶名称、船籍、吃水和预抵时间、下一港等信息通知海关、海事局等联检单位。在船舶抵港前,与港方商定靠泊时间,将靠泊计划、指定锚地地点通知船方、委托方。

(3)填写“船舶到港通知单(见附表2)”报港调,确定船舶靠泊计划后,代港方向锦州移民局递交已盖章的“靠泊申请(见附表3)”,待批复后,安排引航,作业计划等事宜,并通知港调。

(4)向委托方索取进口货运单证,包括进口舱单、提单副本、货物积载图等、复印件分送港口作业区、理货公司等部门。航程短的,要求委托方预先电告,并随船带到。

(5)通知并协助船方及委托方安排检疫、验舱、修理、补给计划。

(6)核实备用金到帐情况,需提前预付款项,做好单据准备。

(7)及时完成网络申报:包括海事船舶申报、货物申报;移民局船员申报;海关系统货物申报、检疫申报等。

(8)了解掌握来港船舶动态,保持与委托方、船方联系,并及时将船舶动态和变化情况通知港口有关单位。

(9)电告船方有关港口规定和水道规章,电告船方引航时间、地点;通知船方、委托方装卸作业计划等相关信息。

(10)落实船方是否有船员上下、船长奖金、油水补给等。

(11)如有船员在本港上下,则提前做好准备。

2、船舶在锚地期间的工作

(1)船舶抵达锚地后,及时与船长取得联系,了解锚位、抵港吃水、船上存油存水情况,通知船长靠泊计划、锚地检疫计划、引水员上船计划,同时向委托方发出到船舶抵锚函电。

(2)将船舶抵锚时间、锚位等信息立即通知海事局和港口调度。

(3)及时安排检疫、将预先准备的申报单:总申报单(见附表4)、货物申报单(见附表5)、船员名单、船舶物品清单、船员物品清单、货物申报单以及其他所需文件、表格、待船舶靠泊后向移民局、海关船管科、海关卫检科、海事部门办理进口申报手续。

(4)来自疫区的船舶要向海关卫检科申报检疫手续:如船长电告有传染病或其他发烧发热等症状的,则要通知海关卫检科先进行检疫处理,然后再办理其他手续。

(5)协助引航员和港口调度安排,密切配合船舶靠泊工作。

(6)每天要向船东、租船人、委托方等相关方通报船舶作业动态,并每日做好事实记录。

(7)对于抵港卸货的船舶,及时向海关申报,录入舱单,并请海关负责人进行确认。

3、船舶在港作业期间的工作

(1)船舶从锚地引靠码头后,外勤人员应立即登轮,向船长核实靠泊时间、拖轮使用时间、引水上、下船时间,告知船长作业安排和预计离港时间,并向委托方发送靠泊函电。

(2)协助船长填写各种申报表格。

(3)核实船舶有无有效吨税执照,如没有,需请船长填报“船舶吨税申报单”在本港购买。

(4)请船长签署各项已经产生的费用单据,记录船长交办的事宜。

(5)协助相关联检部门登轮检查等工作,并在联检结束后通知港调及相关部门。

(6)船舶作业开始后,每天了解装卸动态、作业数量和预期完成作业的时间,将作业进度告知相关部门,积极与港方协调尽快作业,尽早完成装卸货任务。并做好装卸时间实时记录。

(7)关注装卸现场情况和可能发生的影响作业正常进行的各种因素,对出现的问题,要及时联系船方、货方、港方,协调各部门研究并解决问题,分析原因并研究措施及时解决,对重大的问题,要及时告知委托方。

(8)将船到前收到的邮件及时转交船方,并做好交接记录。

(9)提前准备离泊单据:包括总申报单、货物申报单、船员名单、船舶物品清单、船员物品清单以及其他所需文件。

(10)通知相关部门(包括:联检单位、委托方、货代、引水等),做好离泊前的准备工作。

4、船舶离泊后的工作

(1)第一时间通知委托方,并报告船舶离泊状态(包括:SOF、存油、存水等)。

(2)整理业务文件、单证存档工作和文件邮寄、单证交接等记录工作。

(3)协助委托方做好控货事宜:

①收到货代的正本提单后,及时报告给委托方,请示放货事宜,根据委托方指示,决定是否放货。

②在没有收到委托方的放货通知,货代需船代提供通关单据的情况下:首先征询委托方的指示,另一方面索取货方“只通关,不放货的保函”后,向货方提供小提单(小提单中应标注仅供通关使用)。

(4)航次结算。及时收集本航次的港口使费发票和有关单据,在船泊离港后的15-20个工作日内完成结算、催收欠款工作。

(5)催收应收款,完成清理欠款工作。

四、集装箱代理业务流程

(一)签订合同

1、合同起草

每年签订一次《集装箱代理合同(年度)合同》,操作期间每船签订《委托书》。

2、评审流程

年度合同评审流程:经办人-业务经理-主管副总-总经理-主管副总裁-企发部-法务部-风控部-财务总监-总裁;《委托书》评审流程:经办人-业务经理-主管副总-总经理。

3、协议功能与约定内容

《集装箱代理合同(年度)合同》用于与客户建立稳定合作关系,概括性、原则性的规范与客户的权利与义务;《委托书》是以航次为单位具体的明确的约定合作事项。

《集装箱代理合同(年度)合同》约定双方权利义务、结算方式等内容;《委托书》作为合同的一部分,约定箱号、封号、目的港、收货人、数量、运费、杂费、运单号、船名、航次信息。

4、合同确认

《集装箱代理合同(年度)合同》以双方公章或合同章确认为准;《委托书》以双方公章或业务章确认为准,复印件和传真件均可,具有同等法律效益。

(二)业务操作

客户出具业务章确认的委托书,客户确认箱号、封号、目的港、收货人、数量、货名信息;集装箱部负责确认运费、杂费、运单号、船名、航次信息,加盖公司业务章确认。 

1、代缴保险

按客户需求,要求代收代缴保险业务的,船东出具航次水路运单后一个工作日内向保险公司投保,保额按照与客户约定的标准执行。

2、代收代付海运费

集装箱业务中涉及的代收代付费用:海运费、拖车费、港杂费、保险费、滞箱费、修箱费、堆存费、装卸费、办单费、困难作业费。

3、业务章确认

集装箱部业务专用章适用于:“集装箱水路运单确认”、“提箱说明确认”、“保险确认”、“对账单确认”、“改港改单业务”、“拆票确认”、“减免费用申请”“订舱委托书”等业务。

(三)后程服务

1、船舶动态

建立客户联系群,每天更新船舶和货物动态,明确物流节点和状态。

2、协调放货和收货

货物到港前,提前通知客户准备收货,根据运费情况予以放货处理。

(四)业务结算

1、按照合同约定向客户核对往来账款,清收欠款,处理放货。

2、按时向船东收取发票,向部门操作收取委托书,核对无误后交由财务。

3、协助财务结账,提供开票资料,核对信息。

(1)核对海运费发票、明细;

(2)核对船公司集装箱托运委托书;

(3)收集客户集装箱订舱委托或集装箱运输合同;

(4)核对船东运单信息;

(5)收集保险单及发票;

(6)核对改单费、改港费

(7)要求运输合同和所对应的运单中托运货物箱数、到达港及其它相关信息必须相符,如果有差异请写好说明并签字确认;对账单项目齐全,清晰明了;滞后的改单、改港发票,要求备注明细表,确认计入成本部分和收取费用部分,随其它航次进行结算;滞后的合同要及时返回到财务部;单据核对无误后于每月25日前交到财务部结算,并开具发票。

(五)档案管理

建立集装箱运输单船单航次客户档案,归档内容包括:航次费用一览表,船公司费用对账单,船公司内贸集装箱订舱委托书,客户返箱号明细,集装箱运输合同或客户集装箱订舱委托,水路集装箱货物运单。

五、油品代理业务流程

1、预报阶段

及时与油品业务部门沟通,了解船舶动态,掌握船舶到港及靠泊时间。

2、货物卸船入库阶段

从货物卸船开始,跟踪货物卸船动态,询问客户车辆、临时停车场地等方面有无需解决问题。解决客户的相关困难并确保工作顺利进行。

3、船舶卸船结束结算开票阶段

等待船舶卸船结束,及时向窗口索要货物提单,第一时间与财务配合为货主开具发票。

六、化工品代理业务流程

1、洽谈议项及合同阶段

(1)和货主根据所托付的货物进行双方友好的洽谈,在双方互换互利的基础上在一起把各自的想法坦诚的沟通,最终得以达成合作的目的,把些业务顺利的开展起来。

(2)必须签订合法的委托合同,在法律成面达成相互的信任及利益共同体。

2、实体工作阶段

(1)首先货主方打预付款,以确保本次合作顺利进行。

(2)积极配合货主进行卸船工作,确保场地库场、卸船水尺量、倒运能力及生产组织上合理有序。

(3)返库车辆的组织及沟通协调工作,一定让货主从内心中肯定咱们代理业务为自己的货物。货主的车辆安排、排力和生产方面、船舶方面、库场方面、门卫方面都要细心协调,周密把控工作流程情况。

(4)控量和计量阶段,每一天都要把相关的数据提供给货主方,让货主了解每天的工作情况和过程。真正的做到货主代理,不让货主操心的份内之事。

3、海事危化品申报阶段

与客户建立微信群,如有需申报船舶,第一时间获取信息,认真仔细核对,保证无偏差,按规定时间及时申报,申报完成后认真校对,并把最后结果及时通知客户。

4、船舶卸船结束结算开票及后续辅助阶段

业务最后应该帮助货主协调财务及后结结算返款等业务,做好结算量的统计、代理费的结算。关注船舶动态信息,等船舶装船结束后,客户会在微信群内发送货物提单,第一时间开具发票,并送到客户手中。最后给货主和公司的做好存档工作,保证工作有序,存档有依,让客户货主体会到管家式服务的细仔入微。留下深刻印象,期待下次合作。

七、氧化铝代理业务流程

1、与客户建立微信群,及时上传每天各类作业单据、作业数据。采取单日汇报工作制度。针对客户在需求方面提出的问题,认真、细致的解答。同时对现场作业情况以视频、影像资料上传至微信群,保证客户及时掌握货物在港动态,及时解决作业中存在的问题。

2、在日常作业的现场环节中,开展精细化服务,提高服务质量。确保作业现场有专人值班,及时发布作业现场即时情况。做到客户随时询问,须立即得到回复,客户提出问题,须及时得到解决。

3、发端:与发货工厂、烟台港、船运公司建立长效沟通联系机制,保障“滨州—锦州”运输航线稳定运行。以此将“管家式”服务延伸至物流链首端的“前沿阵地”。以月、周为单位,制定月计划、周计划,提前做好各项准备工作。通过“个性化定制”的服务模式,为客户量身制定一套有针对性、有建设性、有预判性的物流中转计划。

4、港口中转环节:协调港口相关部门,保障到港船舶接卸、货物发运的时效性及顺畅度,确保到港货物及时疏港,客户第一时间收货。同时在日常作业的现场环节中,我部门开展精细化服务,提高服务质量。采取“5+2”、“白+黑”的不断人值班制度。采取拍摄视频、影像资料等方式第一时间将货物的中转状态告知客户,通过这一方式,让客户第一时间详细了解到现场具体的作业情况。

5、到端:紧盯客户工厂在厂货物库存,合理制定中转计划,在客户工厂库存下降期间,积极沟通杂码公司采用车船直取、货物不落地的作业模式,加大卸船直取力度,大大降低了装车发运的时间,以此保证客户工厂库存稳定。

6、建立“售后服务”式的定期回访机制,每月以电话回访或客户满意度调查表等形式,进行两次以上的客户回访工作,保证与客户的有效对接,及时了解问题,解决问题,形成客户专项回访记录。

八、钢材代理业务流程

(一)租船订舱

1、根据钢厂发货数量和集港计划,向船代部以工作联系单方式进行业务信息传递。

2、钢材部和船代部同时做好船期落实、询价及船舶协调工作,钢材部将询价信息汇总对比,进行二次议价。

3、最终提交公司审核,审核通过后签订航次租船运输合同。

(二)合同审批流程

1、通过前期与客户和船公司洽谈,制定相关合同约定具体条款:货种、货量、目的港、船名、船期、价格。

2、填写我公司合同审批单进行审批。

(1)我公司与凌钢的委托协议,我公司需先进行审批,审批结束后加盖合同章,传真至凌钢,凌钢盖章后回传至我司。

(2)我公司与凌钢和客户的三方委托协议,我公司需先进行审批,审批结束后加盖合同章,先传真至客户,客户盖章后回传至我司,整理后传真至凌钢,凌钢盖章后回传至我司。

(3)我公司与其他客户的委托协议,双方可同时进行审批、盖章。

3、将双方或三方委托协议盖好章后,整理好两份,一份交由综合部备案,另一份用于结算。

(三)业务流程

1、集港计划申报:与客户确定每月或每票货物集港情况,向报港业务员出具货物入库通知单中明确:客户名称、船名、货名、包装、计划量、集港方式、入库地点、货物流向等相关信息,由报港业务员向港口申请报港。

2、过户:与客户确定货物货种、过户数量(具体吨数和件数,并出具相关过户明细)、费用约定。向报港业务员出具过户证明中明确:过户双方客户名称、货名、过户数量、包装、入库地点、费用约定等相关信息,由报港业务员向港口申请过户。

3、返库:与客户确定货物货种、返库数量(具体吨数和件数,并出具相关过户明细)、费用约定。向报港业务员出具货物出库通知单中明确:客户名称、货名、包装、返库数量、集港方式、出库地点、特约事项中费用约定等相关信息,由报港业务员向港口申请报港返库。

4、装船:我公司分别与客户和船公司确定货种、货量、目的港、船名、船期、价格后,由报港业务员向港口申请报港装船,按照客户要求分票喷涂标识、装载隔票、完货后进行绑扎,并将装船清单及时发送给客户,向报港业务员出具货物出库通知单中明确:客户名称、船名、货名、包装、计划量、集港方式、出库地点等相关信息。

(四)结算流程

1、船舶装船结束后,收集、整理相关船舶结算材料。

2、将整理好的材料:出库通知单、锦州港水路货物运单、锦州港作业合同、与客户签订合同、与船公司签订合同等相关材料交由公司财务部计费。

3、由公司财务部计费向船公司出具开发票资料,等待船公司开具发票,并将原件邮寄至我公司。

4、收到船公司发票后,我公司财务部计费进行换开发票,并向业务员出具货物装(卸)船结算通知单进行确认。

5、对计费结算船舶进行核对无误后,在货物装(卸)船结算通知单上签字确认。

九、粮食代理业务流程

(一)业务合同签订流程

1、部门经办人、业务负责人项目联络、洽谈,合同相对方资资信调查。

2、依据达成的合作意向,部门经办人拟订《货物代理合同》、《国内运输合同》、《仓储合同》等业务合同。在合同中需明确货物概况,集、疏港方式,代理服务内容,双方权利义务,费用标准,结算方式和有效期等。针对客户具体服务要求,能够及时出具合同范本。

3、进行合同谈判。根据达成一致意见的修改合同,制作合同文本。针对需留存客户资质材料,一次性告知。

4、合同经办人申请,合同编号、建档。进行合同相关部门审批,业务专人负责合同评审进度跟踪,要求及时,并根据财务、法务等部门提出的意见与客户交流修改。无特殊情况,根据现有审批流程要求一周之内合同签批完毕。

5、合同签订完毕,双方及时盖章,反馈给客户,进行履约。

(二)货物集港流程

1、计划受理

(1)货物集、疏港,依据签订的《货物代理合同》,要求货主书面出具货物集、疏港品种,运输方式,时间与数量及包装,收、发货人,发站、到站等相关信息材料。

(2)每月25日前主动联系客户,落实下月货运计划,是否有特殊事项要求 。依据货物集、疏港业务要求及运输方式,填制制货物集、疏港计划通知单,按客户要求填写清楚,请客户书面确认(在无法书面确认的情况下,针对特殊情况以传真、扫描、微信的手段确认)。

(3)办理港口相关手续,并跟踪、落实计划执行情况。如货物进、出公司库场,需业务人员办理《货物进、出库计划通知单》,传递给生产作业部后,实施计划。

(4)每周末主动联系客户,落实下周货运发运情况,是否存在发运问题,以便及时调整计划。

2、集港计划跟踪

(1)货物在集、疏港及仓储过程中,业务人员要全程跟踪,掌握作业全程情况,及时反馈给客户信息。如遇问题及时协调处理,重大问题需与客户协商沟通,确认后办理,并编制好现场记录。

(2)每日主动联系客户,反馈前一天货物到港情况,以便客户能及时掌握货运信息。

(3)根据客户需求,及时出具库存证明。

(三)装/卸船舶作业流程

1、装/卸船舶作业受理

(1)根据集港情况,及时了解客户货运中转计划,提前掌握船期情况。

(2)根据船期情况,货物出库装船及货物入库卸船,主动与客户详细了解船舶作业信息,要求货主出具装、卸船委托书或书面出入库指令,制作出库计划入库作业通知单,按客户要求填写清楚,请客户确认(在无法书面确认的情况下,针对特殊情况以传真、扫描、微信的手段确认)。并及时安排出库作业计划,做好出库准备。

(3)根据作业计划,按作业方式、委托事项,制作费用预算通知单,请客户确认,提前做好付款工作,避免预付款未到账而耽误作业的情况发生。客户交足港口费备用金。如不交港口费备用金,不予受理;特殊情况请示总经理批准后方可受理。

(4)业务员根据装卸船作业计划通知单和费用到账情况,及时办理出库手续,包括作业合同签订、出库报港、海事货物申报、其它作业事项的委托等。

(5)业务人员到外理公司办理理货、分票、过磅手续。

(6) 业务人员到港口相关部门统计室核对出入库货物垛位。

2、作业进度跟踪

(1)港口船舶作业计划安排后,第一时间告知客户作业泊位,船舶靠泊时间、过磅地点、出/入库场,作业计划用时等作业信息。

(2)业务人员到船上与船方联系,取得货物装/卸配载图。

(3)船舶作业过程中,掌握货物装卸进度,同时协调全程作业,解决作业过程中发生的突发事宜。

(4)依据货物卸、配载图和港口生产作业安排,对出、入库装卸、船过程进行业务跟踪,发现问题与相关责任方及时沟通协商解决并做好记录。

(5)货物出、入库结束后,业务人员到相关部门索取衡重、理货证明、铁路大票等,后交统计入台帐后,由货主签字领取。

(四)业务结算

1、填制结算通知单并附装、卸船委托书、衡重证明、港口作业合同、仓储费计费表传递给财务部。

2、 财务部审核无误后与客户结算费用,多退少补,并由财务部为货主提供港口费发票。

3、该阶段业务人员进行跟踪服务,业务协调,协助货方解决有关问题并将结果及时反馈给货方。做到热情周到、认真细致,维护港口和公司形象。

(五)办理过户计划

1、过户双方在业务部约定(包括过户货物数量、费用约定、过户场地等相关条款),货权方出具过户委托函。

2、业务员按照相应计费标准核算过户双方需要承担的相关费用。

3、业务员与财务人员核实确认货款是否到位。

4、确认后可办理货物过户计划,授权双方确认签字,如货款未到,则不予办理。

(六)客户办理退款流程

1、业务员核准退款客户是否存在余账未结清等情况;

2、核对无误后,客户出具《退款函》,需在《退款函》加盖公司财务章及公章。

3、业务员按《退款函》金额填写营运付款单。

4、由业务员按营运付款流程,办理退款。

5、要求到款退款客户退款函,3日内退款办理完毕。

十、矿石代理业务流程

1、根据双方签订代理合同,收到客户代理委托,向船代了解船舶信息及预计到港时间,接收电子单据:舱单、配载图、船舶资料等。

2、通知客户将港建费委托、货物流向说明以及报关报检相关资料邮寄到公司,并为客户做好单船费用预估明细单。

3、联系库区确定卸货库场位置,现场员协调库场做好清扫工作,清扫结束后拍照,通过微信图片形式通知客户,将库场信息通知报关员、客户以及下游客户。

4、正本提单(一份)邮寄到公司后送到船代,由船代公司人员签收。

5、对相关费用进行确认后,并确定该船舶已申报,做好报港审批手续,进行货物报港,船舶预计到港时间通知报关员,确认报关员已完成危险品货物申报并通知船代。

6、船代出具小提单、货物申报单、舱单,港建费委托申请财务章,连同提单一并送到港建费窗口;流向说明原件交给营运中心窗口。

7、船舶到港前通知报关员到海关开卸货通知单,确定船舶预计靠泊时间。

8、做好船舶到港后的货物卸船及入库的港口各部门协调工作,及时办理相关卸船手续,船舶靠泊后等待联检结束,卸船过程中关注卸货动态,与调度室和作业指导员保持联系,对码头和库场作业进行拍照,做好卸货记录,实时信息通过微信反馈给客户。

9、确认完货时间,现场人员确定舱已清净且库场货物完成堆存苫盖并拍照片留底,确保损耗最低;通知报关员已完货。

10、卸货结束后确认准确卸货量,通知客户卸货数量,到外理取衡重证明、码单并盖章。

11、通知并等待报关员取鉴重结果单及海关放行单。

12、向船代公司索要事实记录S.O.F以及抵锚通知N.O.R。

13、单船各类单据进行归档整理。

14、、每周两次到库场查看货物堆存情况,立标示牌,拍照留存。

15、接到商检通知制样,到现场与其他各方共同确认,并取得样品。

16、联系商检公司,催其尽快将放射性检测向海关进行申报,尽快出检测报告。

17、进仓确认单走审批,盖章后传给客户。

18、到海事窗口开具港建费发票;港口开具相关港杂费发票;商检公司开具相关费用发票。

19、由客户发送放货通知书面文件后(后期由提货方签字确认),确定收货方货物返库信息,走公司返库审批手续,货物返库通知单领导签字确认,进行系统申报货物返库,到港口大厅下返库计划,外理下过磅计划。

20、货物出港前,现场员到库区查看货物情况并核对车辆信息,时刻关注装车及发车情况,确保货物顺利返库。

21、返库过程中,每天取磅单并做好仓储费预算记录,并拍照反馈给客户直到返库结束。

22、返库结束后,通知杂码公司结算部门进行堆存费等相关费用结算,通知外理公司结算部门对过磅费进行结算,并开具相关发票。

23、确认好所有费用后给客户做费用确认。

24、财务部门结算费用,通过微信与客户进行核对,如无问题将该票货物所有发票邮寄给客户。

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